Yönetici Sayfaları
Yapay Zeka E-posta Ayarları
Ayarları düzenleyin ve “Değişiklikleri kaydet” düğmesine tıklayın.
Gelen E-posta İşleyici Ayarları
Gelen posta işleyici, belirli posta kutularını her 1-5 dakikada bir periyodik olarak kontrol eder ve gelen e-postalardan talep oluşturur. E-postalar daha sonra posta sunucusundan kaldırılır.
Kayıtsız kullanıcılardan e-posta kabul et – Açık olduğunda, YapayZeka TÜM gelen e-postaları yeni taleplere dönüştürür. Bir e-posta adresi sistemde henüz mevcut değilse, YapayZeka yeni bir şifre ile yeni bir kullanıcı oluşturacaktır. Kullanıcı daha sonra “şifremi unuttum” bağlantısı aracılığıyla şifresini alabilir.
Yeni talepler varsayılan kategoriye gitsin – E-postalardan oluşturulan yeni talepler için varsayılan kategori.
CC ve TO alanlarındaki tüm e-postaları talep abonelerine ekle – Varsayılan olarak YapayZeka, TO ve CC alanlarındaki tüm alıcıları talep abonelerine ekleyecektir. Aboneler o talepten tüm güncellemeleri alacaktır. Bu ayar kapalıysa, yalnızca orijinal talep gönderen abonelere eklenecektir.
İletilen e-postalardan orijinal göndereni ayıkla – Süper posta kutunuza herhangi bir e-postayı iletebilirsiniz ve YapayZeka orijinal göndereni ayıklamaya çalışır ve onlar adına bir talep oluşturur. Bu, birisi kişisel posta kutunuza destek adresi yerine e-posta gönderdiğinde çok kullanışlıdır. Şunlardan emin olun:
- E-postanız (ileteceği olan e-posta) yapayzeka uygulamasında kayıtlıdır ve kullanıcı hesabına “Temsilci” rolü atanmıştır
- E-postanın konu satırında “Fwd:” veya “Fw:” ifadesi bulunur, böylece uygulama bir iletme tespit eder ve orijinal göndereni ayıklamaya çalışır
Gelen E-posta Nasıl Çalışır
Gelen e-posta modülü şu şekilde çalışır:
YapayZeka yazılımı, belirli posta hesaplarını her beş dakikada bir kontrol eder. SaaS sürümü ayrıca size sağladığımız varsayılan destek posta kutusundan e-posta içe aktarır.
Bir e-posta tespit edildiğinde, yapay zekaya bir talep ekler (veya mevcut bir talepe yorum ekler) ve mesajı sunucudan kaldırır.
NOT 1: Sunucuya bağlanırken art arda 5 (beş) hata oluşursa, yapayzeka e-posta hesabını geçici olarak “devre dışı” bırakabilir. Yeniden etkinleştirmek için “Yönetici – E-posta ayarları – Gelen e-posta hesapları” bölümüne gidin.
NOT 2: Gelen e-postada bir veya daha fazla CC adresi bulunursa, CC kullanıcıları yeni oluşturulan taleplere eklenir (bu YENİ mesajlar için çalışır, mevcut taleplere gönderilen e-postalar için değil).
NOT 3: YapayZeka uygulaması, geri dönen e-postaları filtreleyen yerleşik bir gereksiz e-posta filtresine sahiptir – “teslim edilmedi” raporları, hatalar, “ofis dışı” e-postaları ve postmaster@, noreply@ gibi adreslerden gelen mesajlar.
Yerleşik Süper Posta Kutusu (Yalnızca SaaS)
Her SaaS YapayZeka hesabı şu formatta varsayılan yerleşik bir posta kutusu içerir: support@company-name.desteksitesi.com. Burada company-name, hesabınızın benzersiz URL’sine karşılık gelir. Bu adrese gönderilen herhangi bir e-posta otomatik olarak bir destek talepine dönüştürülür.
Gelen talepleri otomatik olarak belirli bir kategoriye yönlendirmek için şu formatta özel bir e-posta adresi kullanın: support-3221@company-name.desteksitesi.com. Bu örnekte 3221, hedef talep kategorisinin ID’sidir.
Önek olarak support kullanmakla sınırlı değilsiniz—istediğiniz herhangi bir kelimeyi kullanabilirsiniz, örneğin: sales-3221@company-name.desteksitesi.com. Bu, farklı talep kategorileri için farklı otomatik yanıtlayıcılar ayarlama gibi gelişmiş yönlendirme ve özelleştirmeye olanak tanır.
E-postayı Hangi Talepe Ekleyeceğimizi Nasıl Biliyoruz?
SuperYapayZeka, Konu satırında küme parantezleri içindeki talep numarasını kontrol eder – RE: yardım {123456}. Bir talep numarası bulursa, e-postayı o talepe ekleyecektir. Bir talep numarası bulamazsa, yeni bir talep oluşturacaktır.
Bu numara varsayılan olarak tüm giden e-postalara eklenir, böylece bir kullanıcı yanıt verdiğinde, yanıt talepe yorum olarak eklenir.
Bazı durumlarda, talep numarası Konu satırında olmadığında, Message-ID, References ve In reply to gibi e-posta mesajının SMTP başlıklarını kontrol edebiliriz. Başlıklardan biri zaten mevcut bir talepe ait olan bir Message-ID değerine sahipse, mesaj eklenir. Bu, yapayzeka posta kutusunun bir e-postaya CC olarak eklendiği ve ardından başka bir kullanıcının o orijinal e-postaya yapayzeka CC’sini tekrar ekleyerek yanıt verdiği durumlarda yardımcı olur.
Bildirimler
YapayZeka’daki çeşitli bildirim ayarları, e-posta bildirimleri, talep kapatma bildirimleri, talep onay bildirimleri, yöneticilere ve temsilcilere bildirimler ve daha fazlasını içerir.
E-posta bildirimleri etkin – Bu seçenek açık olduğunda, SuperYapayZeka talepleri güncellendiğinde kullanıcıları bilgilendirir, yeni talepler ve mevcut taleplerdeki yeni güncellemeler hakkında yapay zeka ekibini bilgilendirir.
“Talep kapatıldı” bildirimi – Bu seçenek açık olduğunda, talep göndericileri talepleri kapatıldığında bildirim alacaktır.
Talep onay bildirimi – Bu seçenek açık olduğunda, talep göndericileri talepleri yapay zekada oluşturulduğunda e-posta bildirimleri alacaktır. Bu bildirimi yalnızca talepi web arayüzü üzerinden değil, e-posta yoluyla gönderirlerse alacaklardır.
Yeni talepleri tüm yöneticilere bildir – Her kategoride oluşturulan tüm talepler hakkında yapayzeka yöneticilerini bilgilendirir.
Kendi kategorilerindeki yeni talepleri temsilcilere bildir – Temsilciler, erişim sahibi oldukları kategorilerde oluşturulan yeni talepler hakkında bildirim alacaklardır. Bir talep yeni bir kategoriye TAŞINDIĞıNDA – bu, onu eski kategoride görmemiş temsilcilere de bir bildirim oluşturacaktır.
Bir müşteri talepi güncellediğinde kategorideki TÜM temsilcilere bildir – Bir müşteri kendi kategorilerindeki bir talepi güncellediğinde tüm temsilcilere bildirim gönderir. Temsilcilerin talepe atanmış olup olmaması önemli değildir.
Başka bir Temsilci bir talepi ÜZERİNE ALDIĞıNDA kategorideki TÜM temsilcilere bildir – Birisi kendi kategorilerindeki bir talepi devraldığında çakışmaları önlemek için diğer temsilcileri bilgilendirir.
Bir KB makalesi güncellendiğinde kategorideki TÜM temsilcilere bildir – Başka bir Temsilci veya yönetici Temsilciin kategorisindeki bir KB makalesini güncellediğinde diğer temsilcileri bilgilendirir.
Giden bildirimlere ekleri dahil et – E-posta bildirimlerinden bir talepe eklenen dosyaları kaldırmak istiyorsanız (örneğin, HIPAA uyumluluğu için) – bu kutunun işaretini kaldırın. Bu ayrıca e-posta yazılımından taleplere eklenen satır içi resimlere erişimi de devre dışı bırakacaktır.
Giden bildirimlerde otomatik giriş bağlantıları gönder – Varsayılan olarak, giden bildirimlerde talep göndericilere “otomatik giriş” bağlantıları gönderiyoruz – kullanıcıların şifre girmeye gerek kalmadan anında tıklayıp oturum açabileceği bağlantılar. Bunları yalnızca normal kullanıcılara gönderiyoruz, temsilcilere veya yöneticilere değil. Bu bağlantılar ayrıca üç gün ile sınırlıdır.
Bu çok kullanışlıdır, ancak potansiyel bir güvenlik açığı olabilir. Bir kullanıcı yapayzeka bildirimini başka birine ilettiğinde, iletilen e-postanın alıcısı orijinal kullanıcı kimlik bilgileri altında oturum açmak için otomatik giriş bağlantısına tıklayabilir.
Her aboneye ayrı e-posta yerine tüm abonelere CC’de talep güncellemeleri gönder – Varsayılan olarak, birisi bir talepi güncellediğinde, YapayZeka her talep abonesine ayrı bir e-posta gönderir. Bu önerilen seçenektir. Tüm talep abonelerine CC/TO’da bir e-posta göndermek için bu kutuyu işaretleyin (uyarı: bu, insanlar “tümünü yanıtla” seçeneğini kullandığında bazı karışıklıklara neden olabilir).
NOT: Bu özelliği etkinleştirmek, müşterilere giden e-postalardaki “otomatik giriş” bağlantılarını devre dışı bırakacaktır, herkes talepe aynı düzenli bağlantıyı alacaktır. Ayrıca e-posta şablonunda “#RatingLinks#” maskesini devre dışı bırakacaktır.
Güncellemeleri yalnızca temsilciler tarafından gönderildiğinde abonelere gönder – Birisi mevcut bir talepe e-posta yoluyla yanıt verdiğinde, bildirim tüm talep “abonelerine” gönderilir. Bu varsayılan davranışı değiştirebilirsiniz ve “Temsilci olmayan” kullanıcılardan gelen yanıtlar yalnızca temsilcilere e-posta ile gönderilecektir. Bu şekilde hassas bilgilerin yanlışlıkla bir talep abonesinden diğerine sızmasını önlemiş olursunuz.
Giden E-posta Ayarları
“From” e-posta adresi, “From” adı, “Reply-to” adresi, SMTP sunucu adresi ve portu, SMTP kullanıcı adı/şifresi ve diğer ilgili ayarlar için ayarlar.
“From” e-posta adresi – E-posta bildirimleri bu adresten gönderilecektir.
“From” adı – “Acme Support” gibi, “sistem” e-posta bildirimleri için kullanılan ad (örneğin “talepiniz alındı” vb.), insan kaynaklı yanıtlar hariç (bu durumda, “From” adı mesajı yazan kullanıcının veya Temsilciin adı olacaktır).
Bildirimler için “Reply-to” adresi – Uygulama tarafından gönderilen tüm e-postalar bu yanıtla adresine sahip olacaktır. Bu adresi gelen-e-posta-kontrol edici’nin kontrol ettiği adrese ayarlamanız şiddetle önerilir. Böylece kullanıcılarınızın yanıtları yapay zekaya geri dönecektir.
TÜM giden bildirimler için ‘From Name’ kullan – İşaretlendiğinde, tüm giden e-posta bildirimleri “From name”e sahip olacaktır, hem sistem mesajları hem de insanlardan gelen yanıtlar.
SMTP sunucu adresi – SuperYapayZeka mesaj göndermek için standart SMTP protokolünü kullanır. SMTP sunucu adresinizi belirtin.
SMTP sunucu portu – SMTP sunucu portunuzu belirtin.
SMTP kullanıcı adı/şifresi – SMTP sunucunuz temel kimlik doğrulama gerektiriyorsa, kullanıcı adı/şifre belirtin.
O365 oAuth – Office 365 ile oAuth tabanlı kimlik doğrulaması kullanmak için (daha fazla sağlayıcı yakında eklenecek).
SMTP sunucusuna bağlanmak için SSL kullan – Sunucu güvenli bir bağlantı gerektiriyorsa
E-posta Şablonları
Mavi masa sistemindeki çeşitli bildirimler için e-posta şablonları – bunlar uygulamada bir şey olduğunda kullanıcılara (ve “temsilcilere”) gönderilen e-postalardır. Birisi bir talepe yanıt verdiğinde veya yeni bir talep geldiğinde. Bu e-postaları düzenlediğiniz yerdir.
Zengin biçimlendirme (kalın, italik, renklendirme, yazı tipi boyutu vb.) kullanabilirsiniz, ayrıca “kod” görünümüne geçmek için “</>” düğmesine tıklayın.
NOT: Belirli bir olay için e-posta bildirimini tamamen atlamak üzere bir şablonu boş bırakabilirsiniz.
E-posta Etiketleri
Olası değiştirme maskeleri şunlardır:
#What_Happened# – Ana bildirim metniyle değiştirilir. Örneğin “Talep kapatıldı” veya “Talep güncellendi – [yanıt metni]” vb.
#What_Happened_Short# – #What_Happened# ile aynı, ancak 100 karaktere kısaltılmış.
#Category# – Talep kategorisiyle değiştirilir
#Subject# – Talep konusuyla değiştirilir
#From# – Talepi kimin gönderdiği (belirtilmişse tam ad, aksi takdirde – kullanıcı adı)
#FromEmail# – Talepi kimin gönderdiği
#FirstName# – Talepi kimin gönderdiği (belirtilmişse)
#LastName# – Talepi kimin gönderdiği (belirtilmişse)
#Username# – Talepi kimin gönderdiği (belirtilmişse)
#Originator# – Eylemi gerçekleştiren kişi (yorum ekledi veya talepi kapattı vb.)
#Priority# – Talep önceliği
#Status# – Talep durumu
#Body# – Talep gövdesi
#URL# – Talepe bağlantı ile değiştirilir
#Recipients# – Bildirimin gönderildiği alıcı adlarıyla değiştirilir
#Recent_messages# – Talep günlüğünden en son 5 giriş (en son 5 yanıt)
#XRecent_messages# – X en son giriş, burada X bir sayıdır. Örneğin #10Recent_messages
#Most_recent_message# – Talep günlüğünden en son bir giriş (en son yanıt)
#Custom_Fields# – Talepteki tüm özel alanlar. Yalnızca “genel” alanlar dahildir (yani “yalnızca temsilciler” veya “yalnızca yöneticiler” değil). Ayrıca #CF_1234# maskesini kullanarak ID’lerine göre bireysel özel alanlar ekleyebilirsiniz, burada “1234” özel alan ID’sidir. Bu şekilde genel olmayan özel alanları bile (yalnızca yöneticiler/yalnızca temsilciler) dahil edebilirsiniz. Yalnızca alan değerini, adı olmadan çıktılamak için #CF_VALUE_1234# kullanın.
#Company# – Talep oluşturucusunun şirket adı
#Department# – Talep oluşturucusunun departman adı
#Location# – Talep oluşturucusunun konum adı
#Attachments# – İndirme bağlantılarıyla tüm talep eklerinin listesini çıktılar
#TalepID# – YapayZeka sistemindeki talepin benzersiz ID numarasını çıktılar
#Technician# – Talepe atanan temsilci (“Temsilci”)
#TechnicianEmail# – Talepe atanan temsilcinin e-postası
#Date# – Talep tarihi – ne zaman gönderildiği
#DueDate# – Talep son tarihi – ayarlanmışsa
#TimeSpent# – Temsilciler tarafından talep üzerinde harcanan süre
#Via# – Talep kökeni (e-posta, web, canlı sohbet vb.)
#Recent_Attachments# – Son yanıttan eklerin listesini çıktılar (uyarı: bu maske yalnızca bildirim “yeni talep” veya “talep güncellendi” bildirimi ise çalışır)
#Suggested_KB_articles# – Talepe benzer Bilgi Bankası makalelerine bağlantıların bir listesini gösterir (benzer makale bulunamazsa boş)
#Subscribers# – Talepin abonelerinin listesiyle (kullanıcı adları) değiştirilir
#SubscribersEmails# – Talepin abonelerinin e-postalarının listesiyle değiştirilir
#NonTechSubscribers# – Talepin abonelerinin listesiyle değiştirilir, ancak yalnızca yönetici veya Temsilci olmayanlar.
#RatingLinks# – Müşteri memnuniyeti geri bildirimi istemiyle “Lütfen deneyiminizi değerlendirin” ve 3 bağlantıyla “İyi/Orta/Kötü” değiştirilir. İstem metnini özelleştirmek istiyorsanız, bunu kullanın: #RatingLinks(Lütfen hizmetimizi değerlendirin)# NOT: bu maske yalnızca talep oluşturucuya gönderilen “Talep Kapatıldı” e-postalarında çalışır, diğer aboneler almayacaktır. Bu nedenle, “Tüm abonelere CC’de güncellemeler gönder” seçeneğiniz varsa – bu maske de çalışmayacaktır.
#Unsubscribe# – “Bu talepten abonelikten çık” bağlantısıyla değiştirilir
“Hoş geldiniz e-postası” için şu maskeleri de kullanabilirsiniz:
- #username
- #URL
Diğer maskeler bu e-posta türü için desteklenmez.
E-posta şablonları sınırlı HTML’yi destekler.
E-posta API
E-posta konunuza belirli metin ekleyerek yapay zekaya talimatlar gönderebilirsiniz; örneğin bir yanıtı “yalnızca temsilciler için” olarak işaretleme, bir talepi kapatma veya bir talepten abonelikten çıkma.
- Konu satırına “#tech#” eklerseniz yanıtınız “yalnızca temsilciler için” olarak işaretlenecektir
- Konu satırına “#close#” eklerseniz bir talepi kapatabilirsiniz
- Konu satırına “#unsubscribe#” veya “#unsub#” eklerseniz bir talepten “abonelikten çıkabilirsiniz”
SPF Kayıtları (Yalnızca Barındırılan Sürüm)
Barındırılan sürümümüzdeyseniz ve “Süper’in SMTP sunucusu”nu kullanıyorsanız ve müşteriler yapayzeka e-postalarının “spam” olarak algılandığını bildiriyorsa, giden e-postalar için yanlış-pozitif spam tespitini önlemek üzere DNS’nize bir SPF kaydı eklemek isteyebilirsiniz. DNS sunucunuza aşağıdaki TXT kaydını ekleyin:
domain.com. IN TXT "v=spf1 a:hmail.desteksitesi.com a:hmail2.desteksitesi.com ~all"
“domain.com” yerine “from” adresinde kullanılan alan adınız yazılmalıdır.